For mange mindre virksomheter uten egne data analytikere eller data ingeniører kan datasatsing virke både kostbart og overveldende. Daglige ledere og teknologi ansvarlige sitter ofte med spørsmål om hvor skal vi begynne? Hva gir faktisk verdi? Og hvordan unngår vi å kaste bort tid og penger? I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan små bedrifter med 10–25 ansatte kan lykkes med data selv med begrensede ressurser. Vi går gjennom vanlige utfordringer, hva de som lykkes gjør annerledes og hvordan du kan komme i gang på en smart og pragmatisk måte.
Hvorfor datasatsinger i små selskaper ofte feiler
Akkurat som i større virksomheter mislykkes også datasatsinger i mindre bedrifter og ofte av de samme grunnene. Men i mindre organisasjoner med færre ressurser og strammere rammer kan feilene få raskere konsekvenser.
Noen vanlige feil er:
- Uklare mål og feil fokus: Flere starter datasatsinger uten en tydelig forretningsmålsetting og ofte fordi "alle andre gjør det". Da er det lett å bli fanget av teknologien i seg selv i stedet for å løse et konkret behov. Et datainitiativ vil ikke automatisk løse forretningsufordringer og kan tvert imot gjøre dem mer synlige hvis man ikke vet hva man prøver å oppnå.
- For ambisiøst for tidlig: Små selskaper har begrenset kapasitet, men noen setter likevel i gang større og komplekse prosjekter. Uten nok ressurser og kompetanse sprekker gjerne både budsjett og tidsplan som blir til et prosjekt som dør ut over tid. Resultatet blir ofte dyr læring, systemer som ikke henger sammen og en dataplattform man ikke får brukt.
- Manglende kompetanse internt: Små virksomheter har sjelden egne dataanalytikere. Iblant er det daglig leder eller økonomiansvarlig som må dra prosjektet ved siden av andre oppgaver, men uten noen som forstår verktøyene eller analysearbeidet godt nok blir satsingen sårbar og vanskelig å forankre.
- Kultur og endringsotstand: Å bli mer datadrevet handler også om nye måter å jobbe på. Dersom ansatte ikke forstår hensikten eller frykter at teknologi skal erstatte jobber kan man møte motstand. Skepsis til nye systemer og vaner må tas på alvor og uten tydelig støtte fra ledelsen og involvering av de ansatte mislykkes selv den beste datastrategi.
- For dyrt og usikkert: Mange antar at datainitiativer er dyre og gir liten gevinst og i selskaper med små budsjetter er det lett å bli forsiktig. Med god planlegging og prioritering kan verdien tilbake for tiden brukt på data initiativer komme tidligere. Frykten for å kaste bort penger på konsulenter eller systemer man ikke får brukt gjør at man heller fortsetter med manuelle rutiner og samtidig kan konkurrentene begynne å dra ifra ved å bruke data mer effektivt.
Heldigvis finnes det også virksomheter som har knekt koden så la oss se hva de gjør annerledes.
Hva kjennetegner de som lykkes
Til tross for utfordringene finnes det små selskaper som lykkes med å skape verdi gjennom data. Hva gjør de annerledes?
- De lar forretningsmål styre datasatsingen: De starter ikke med teknologi, men med et konkret behov eller mulighet i virksomheten. Data brukes for å støtte forretningsstrategien og verktøy velges først etter at målet er definert. Dette gir retning og sørger for at dataarbeidet hele tiden har tydelig nytteverdi.
- Engasjert ledelse og god forankring: Ledere i bedrifter som lykkes går foran og skaper entusiasme for å bruke data. De gjør det tydelig at dette ikke er et IT-prosjekt men noe som skal hjelpe hele organisasjonen. Når ansatte opplever at data brukes for å støtte og ikke kontrollere så øker både forståelsen og deltakelsen.
- Utnytter verktøy de allerede har: De fleste småbedrifter har allerede tilgang til verdifulle data gjennom systemer som Tripletex, Visma eller regneark. Det handler ikke alltid om å kjøpe noe nytt men om å ta i bruk det man har f.eks. ved å samle nøkkeltall i et enkelt dashboard.
- Velger enkle og tilpassede løsninger: De går ikke for det mest avanserte men for det som passer bedriftens behov og kompetanse. Excel, OneDrive, en enkel database og Power BI er ofte mer enn nok. Det viktige er at løsningene blir brukt og ikke hvor «avanserte» de er.
- Små skritt og rask læring: Små selskaper har en stor fordel og det er at de kan snu seg raskt. Bedrifter som lykkes starter i det små, tester en ting og bygger videre steg for steg.
- Bruk verktøy på en smart og rimelig måte: Power BI er et godt eksempel på et verktøy som gjør det mulig å komme i gang med datadrevne rapporter uten stort budsjett eller IT-avdeling. Mange kjenner det igjen fra Excel og det kan deles i skyen slik at alle ser samme tall. Gjennom Power BI har du en løsning som en person setter opp og kan skape verdi for hele bedriften.
Hvordan balansere ambisjoner med begrenset kapasitet
Små bedrifter har også ofte ambisjoner, men må forholde seg til begrenset tid, penger og folk. Å lykkes handler derfor om å tenke smart, starte i det små og jobbe trinnvis fremover.
Her er noen råd for å finne den rette balansen:
- Sett realistiske delmål: Å ville bli “datadrevet” eller “ta i bruk AI” er fine visjoner, men for store mål kan føre til at man aldri kommer i gang. Bryt det ned til små og konkrete konkrete trinn. For eksempel så i stedet for “AI-basert kundeservice om 2 år” så kan første steg være at “innen 3 måneder skal vi kartlegge de 5 vanligste kunde spørsmålene og lage en plan for hvordan de kan automatiseres.”
- Tenk langsiktig og at digitalisering blir du aldri ferdig med: Digitalisering er ikke et prosjekt med en sluttdato og det vil alltid finnes mer innsikt å hente, nye måter å jobbe på og nye data å bruke. Ikke vent på den perfekte løsningen, men tenk kontinuerlig forbedring. Litt bedre hver måned er ofte mer verdifullt enn en stor satsing som aldri blir ferdig.
- Få mest mulig igjen for innsatsen: Når ressursene er begrenset må man gjøre tiltak som gir mest mulig igjen for innsatsen. Ofte kan det være bedre å forbedre en eksisterende rapport eller tilgjengelig data istedenfor å sette i gang et stort og ressurskrevende prosjekt.
- Bruk styrken ved å være liten: Mindre bedrifter kan ta beslutninger raskt og snu seg fort, det er en stor fordel når det kommer til prosjekter som introduserer nye måter å jobbe på og teknologi. Test ideer i mindre skala, mål effekten, og juster underveis og hvis noe ikke virker så er det lett å skifte retning.
- Ikke gjør alt selv: Du trenger ikke et eget datateam for å komme i gang. I dag finnes det rimelige skybaserte verktøy og løsninger som kan tas i bruk etter behov. Leie inn hjelp til konkrete oppgaver kan være mer effektivt enn å bygge alt selv og da får dere resultater raskt samtidig som dere bygger kompetanse underveis.
- Unngå å overbelaste folk: En vanlig feil er å legge dataarbeid på toppen av alt annet. Da blir det fort for mye og prosjektet taper energi. Sett heller av tid, en viss prosent for en eller to ansatte til å drive arbeidet fremover. Unngå å innføre mange nye systemer samtidig og ta dere tid til å viss hvordan tiltakene gjør jobben enklere gjennom opplæring og ved å demonstrere.
- Mål og juster ambisjonene underveis: Bruk dataene underveis til å måle effekten av det dere gjør og hvis et initiativ ikke gir resultater så må man tørre å skalere ned eller skrote det selv om ambisjonen var høy. Og motsatt, hvis noe viser seg å fungere godt kan det få mer ressurser og bli trappet opp. Jevnlig evaluering er nøkkelen til balanse mellom ambisjoner og kapasitet så sett av tid til å evaluere og forstår hvor dere står sånn at tiltak ikke går for langt eller ikke får nok støtte.
Tørr å satse på data der dere ser potensialet men gjør det klokt og innenfor deres kapasitet.
Med riktig balanse vil datasatsingen bli en naturlig del av driften og ikke en tung ekstrabelastning. Dere trenger ikke være en stor organisasjon med eget datateam for å skape verdi og selv enkle tiltak med de dataene dere allerede har kan gi stor effekt.
Hvis dere ønsker hjelp til å komme i gang, forbedre det dere allerede har eller utforske hvordan data kan skape konkret verdi i deres virksomhet så ta gjerne kontakt. Jeg jobber med både små og store selskaper som ønsker å få mer ut av dataene sine.
