Organisasjoner investerer tid i å utvikle dashboards og rapporter bare for å oppleve at de iblant blir lite brukt av ledelsen. Utfordringen ligger ikke nødvendigvis i verktøyene, men i hvordan vi utformer og forankrer løsningene. I denne artikkelen skal vi se på hvorfor dashboards ender opp ubrukt, hva som kjennetegner de dashboardene ledere faktisk vil bruke og hvordan du kan bygge Power BI dashboards som er strategisk forankret, brukervennlige og verdifulle for ledelsen.
Strategisk forankring - Koble dashbordet til mål og beslutninger
Et kriterium for suksess er at dashboardet har strategisk forankring. Det betyr at innholdet er direkte koblet til selskapets strategi, mål og beslutningsprosesser. Slik forankring sikrer at ledelsen ser dashboardet som et verktøy for å oppnå sine mål og ikke bare en informasjonskilde.
Her er hvordan du kan sikre strategisk forankring:
- Kartlegg strategien og definer relevante KPIer: Start med selskapets strategidokumenter, OKRer eller målstyring. Hvilke konkrete mål er definert for virksomheten og for den aktuelle lederen? Identifiser KPIer som måler fremdrift mot disse målene. For eksempel, dersom et strategisk mål er å øke kundetilfredshet med X innen året må dashboardet for den ansvarlige lederen inneholde kundetilfredshet KPIer som NPS eller kundetilfredshetsscore og vise status mot det målet. Et strategisk orientert dashboard kan tenkes som et kontrollpanel for å følge organisasjonens helse.
- Vis mål, måloppnåelse og tiltak sammen: Forankring handler også om presentasjon og en god praksis er å inkludere målsettingene eller targets i dashbordet. Hvis målet er 10% vekst så vis det tydelig ved siden av faktisk vekst som en % eller graf. Mange ledere tenker i form av “trafikklys”, altså om vi er på grønt, gult eller rødt i forhold til målet. Å bruke fargeindikatorer eller ikoner for å signalisere måloppnåelse gir en umiddelbar forståelse av hvor det går bra og hvor det trengs innsats. Dashbordet bør fungere som en scorecard, ikke bare et dashboard, men det kommuniserer prestasjon mot mål og oppfordrer til handling hvis noe er i ferd med å avvike.
- Fortell den strategiske historien: En nyttig øvelse er å se om du klarer å formulere historien dashbordet skal fortelle om virksomheten. For eksempel, “dette dashbordet skal vise hvordan våre strategiske initiativer påvirker nøkkel resultater over tid, slik at ledergruppen kan justere innsatsen for å oppnå mål X, Y og Z.” Hvis du ikke klarer å beskrive en slik rød tråd kan det tyde på at dashbordet ikke er tydelig nok forankret eller at man vet helt sikkert hva det skal løse.
- Inviter til strategiske diskusjoner: Et strategisk forankret dashboard er ikke ferdig når det lanseres fordi det skal leve i takt med strategien. Oppmuntre ledelsen til å bruke dashbordet i sine strategimøter. For eksempel kan man notere ned kommentarer om hva som ble besluttet eller observerte ut fra tallene denne perioden. Slik bruk skaper en kobling mellom tallene og de faktiske beslutningene som tas og når strategien justeres må også KPIene og dashbordet justeres. Sørg derfor for jevnlige gjennomganger og hvis et mål droppes eller et nytt initiativ starter bør dette speiles i hva som følges i en rapport eller et dashboard.
- Etabler eierskap for hver KPI: Hvert nøkkeltall på et leder dashboard bør ideelt sett ha en eier i organisasjonen som er en leder eller avdeling som er ansvarlig for resultatet. Når en KPI har en tydelig eier vil denne personen eller avdelingen også ha interesse av at dashbordet brukes. Det forenkler også oppfølging så når tallet endrer seg vet man hvem som kan forklare hvorfor og eventuelt iverksette tiltak.
- Kommuniser hvorfor dashboardet er viktig: I innføringen av dashbordet så bruk litt tid på å kommunisere hvorfor akkurat disse KPIene er valgt og hvordan de knytter seg til de større målene. Dette kan gjøres i et møte eller ved å legge inn en kortbeskrivelse på første side. Når ledere ser at dette er laget for å hjelpe deg å nå sine mål ved å gi oversikt over fremgangen og det vil bli brukt for å følge fremgang over tid vil de oftere ta det i bruk.
Når dashboards er strategisk forankret blir de ikke bare en visning av tall, men de blir et styringsverktøy. De gir ledelsen innsikt i hvor virksomheten er på vei, hva som må justeres, og hvem som har ansvaret. Det er nettopp da dashboards får en naturlig plass i beslutningsprosessene og blir brukt.
Hvorfor mange dashbord ikke blir brukt
Det første steget mot en bedre adopsjon er å forstå hvorfor så mange dashbord feiler så her er noen typiske feil som fører til at dashboard ikke blir brukt så mye som man kanskje ønsker.
- For mye informasjon og data overload: Et omfattende dashboard med for mange KPIer, grafer og detaljer kan overvelde brukerne. Når man presenteres for mye data på en gang blir det vanskelig å finne de viktige innsiktene. Overlessing av informasjon skaper støy og gjør at det essensielle drukner. Et klassisk råd er at mindre er mer så fokuser heller på et utvalg antall nøkkeltall enn å prøve å ta med “alt i ett”.
- Uklart formål og irrelevante KPIer: Dashbord som ikke er direkte knyttet til konkrete forretningsbehov eller beslutninger vil raskt oppleves som irrelevante. Hvis dashboardet ikke gir innsikt som trengs for å gjøre en beslutning eller drive en handling forblir det “nice to have” som ingen føler er viktig å bruke.
- Manglende handling og kontekst: Selv om dataene er relevante feiler mange dashbord ved at de ikke viser hva brukeren kan gjøre med informasjonen. Å kun presentere tall uten forklaring, en sammenheng eller forslag til tiltak resulterer i at ledere ikke alltid ser nytten. Gode dashbord fremhever det som er avvik og gir gjerne indikasjon på hva som utgjør bra eller dårlig utvikling mot et mål eller en benchmark.
- Dårlig brukeropplevelse og design: Et uoversiktlig design kan raskt ødelegge villigheten til å bruke et dashbord. Typiske design feil inkluderer feil valg av farger og fonter, rotete oppsett uten visuell hierarki og overkompliserte visualiseringer. For eksempel kan for kreative eller komplekse diagrammer gjøre dataene vanskeligere å tolke. Ledelsen har ofte lite tid og trenger intuitive visuelle fremstillinger med konsistens utforming og en ryddig layout som fremhever det viktigste.
- Dårlig datakvalitet eller manglende tillit: Selv et "pent" dashbord vil bli lagt vekk hvis ledelsen ikke stoler på dataene. Feil, unøyaktigheter eller misvisende visualisering ødelegger tilliten og om tallene ikke stemmer med forventninger eller andre rapporter, vil de raskt konkludere at rapporten er upålitelig og fort går tilbake til sine gamle Excel ark eller rapporter. Derfor må datagrunnlaget være validert og oppdatert med konsistente definisjoner og begreper som sørger for at alle jobber ut fra en versjon av sannheten som er en forutsetning for bruk og adopsjon.
- Manglende tilgjengelighet og forankring i arbeidsflyt: Et dashboard kan vil også bli lite brukt dersom det ikke integreres som en del av en rutine. Om rapporten er vanskelig å finne frem til, krever mange innlogginger eller ligger i et separat system ingen bruker jevnlig vil terskelen for bruk være høy. Tenk derfor på tilgjengelighet og kanskje bør dashboardet leveres automatisk på e-post hver uke eller legges som en fane i Microsoft Teams der grupper allerede kanskje samarbeider. Jo enklere dashbordet kan inkluderes inn i eksisterende arbeidsvaner, jo større sjanse for at det blir tatt i bruk. I tillegg må brukere vite at dashbordet finnes og forstå hvordan bruke det så intern promotering og opplæring er en del av adopsjonen.
- Manglende endringsledelse og brukerinvolvering: Iblant lanseres nye løsninger uten tilstrekkelig forberedelse av brukerne. Uten opplæring eller endringsledelse risikerer man lav adopsjon og ledere som er vant til sine gamle rapporteringsvaner trenger tid og støtte for å ta i bruk et nytt dashboard. Hvis sluttbrukerne ikke er involvert i å forme løsningen får man gjerne et resultat som ikke treffer behovet.
Power BI funksjoner som kan øke forståelse og bruk
Til slutt noen konkrete tips knyttet til Power BI da det er en rekke funksjoner som kan gjøre dashboardet ditt mer forståelig og brukervennlig.
- Smart Narrative (automatisk tekst): Smart Narrative er en AI-drevet funksjon i Power BI som genererer en tekstlig oppsummering av det viktigste i et diagram eller en rapport. Dette kan være verdifullt for ledere og i stedet for at de selv skal tolke grafene så kan dashbordet vise en kort setning som forklarer hva som har endret seg og hvorfor det er viktig.
- Tooltips med forklaringer: Utnytt tooltips for å gi ekstra forklaring uten å rote til hovedbildet. I Power BI kan du lage en egen rapportside som fungerer som et detaljert tooltip når brukeren holder musepekeren over et element. Dette er perfekt for definisjoner av KPIer, datakilder, eller annen detaljert informasjon om en KPI eller en graf.
- Drill-through til detaljer: Dashboard skal som sagt være enkle, men det betyr ikke at vi ikke skal tilby mulighet for detaljer. Ved å konfigurere drill-through i Power BI kan brukeren høyreklikke på for eksempel et salgstall og velge “Se detaljer” som tar dem til en underside med mer innsikt. Dette er en fin måte å balansere behovet for enkelhet mot fleksibilitet og drill-through gir dashboardet to lag, et overblikk for alle og et detaljnivå for de som trenger mer uten å legge all informasjon på førstesiden.
- Bruk av bokmerker og knapper for guidet opplevelse: Bokmerker kan brukes til å lage tilpassede visninger av dashboardet som brukerne kan veksle mellom ved hjelp av knapper. Dette kan brukes til å forenkle navigasjon som for eksempel en knapp for “Vis detaljer” som bytter ut et en graf med en tabell med detaljer, eller knapper for å skifte mellom ulike perspektiver.
- Tilgjengeliggjøres via Power BI app eller Teams: I Power BI Service kan du publisere rapporten i en app som er en samling rapporter med et eget ikon som er lett å kjenne igjen og finne. Du kan også legge rapporten som en fane i en Team kanal som brukes aktivt (f.eks. Ledergruppen). Fordelen med en app er at du kan skreddersy startopplevelsen ved å definere en velkomstside med forklaring og du kan oppdatere innholdet uten å forstyrre brukerne før du republiserer. Vurder også å bruke funksjonen for e-post-abonnement sånn at brukere kan få en daglig eller ukentlig automatisk e-post med et snapshot av dashbordet eller en lenke. Mange ledere liker push-formatet når de får data dyttet til seg uten å måtte logge inn og selv navigere til en rapport. Disse funksjonene øker synligheten og tilgjengeligheten til løsningen som er avgjørende for høyere bruk.
- Ytelse og lastetid: Selv om det ikke er en “funksjon” i seg selv er ytelse verdt å nevne blant tipsene. Et treigt dashboard vil raskt kvele en sluttbruker sin entusiuasme så husk å optimaliser datamodelle. Test at dashboardet laster raskt og reagerer umiddelbart på interaksjoner da ytelse er en form for brukeropplevelse og det skal føles lett og effektivt å bruke verktøyet.
- Datasikkerhet og filtrering: Bruk RLS (Row-Level Security) om nødvendig for å sikre at hver leder bare ser det de har lov til å se (f.eks. kun sin avdelings data). Dette kan øke tilliten og villigheten til å bruke rapporten, fordi man vet at sensitive data ikke kommer på avveie. Samtidig kan du ved hjelp av slike tilgangsstyrte datasett lage et dashboard som gjenbrukes på tvers av flere ledere hvor hver automatisk ser sine tall. Dette forenkler vedlikehold men bare vær tydelig med brukerne hvilke data de ser og eventuelle begrensninger.
Avslutning
Å bygge et dashboard som blir brukt av ledelsen krever en kombinasjon av teknisk dyktighet, forståelse for forretningen og empati med brukerne. Jeg har sett at mange dashbord ikke blir tatt i bruk fordi de glemmer sistnevnte da de lages uten klart formål, overlesses med data, eller designes uten tanke på brukerens perspektiv. For data teamet betyr dette at jobben ikke stopper ved “dashbordet er lansert” men heller det er da den starter. Man må følge opp bruken, lytte til tilbakemeldinger og være villig til å forbedre seg kontinuerlig.
Når du ser at tallene du har tilrettelagt blir diskutert i møter eller at en leder sier “jeg sjekker dashboardet mitt hver morgen” da vet du at du har levert virkelig forretningsverdi.
Jeg hjelper selskaper med å forbedre rapportering, knytte innsikt tettere til strategi og sikre at de blir brukt i styringsprosesser. Enten det gjelder en gjennomgang av dagens løsninger, en workshop med ledergruppen eller utvikling av nye dashboards så ta gjerne kontakt for en prat om hvordan vi kan skape mer verdi sammen.
