I en hektisk forretningshverdag kan et salgsdashbord i Power BI hjelpe dere å gi målrettet innsikt som driver beslutninger. For ledere og mellomledere handler det om å bygge noe med et tydelig fokus på forretning og ikke bare teknikk riktig.
Her legger jeg frem noen nøkkelprinsipper for å utforme et effektivt salgsdashbord som gir oversikt, innsikt og konkrete forslag til handlinger.
Bygg en solid datamodell og struktur
Et bra datagrunnlag er selve ryggraden i et velfungerende Power BI-dashbord så sørg for å:
- Samle dataene dine i en modell: Hent salgstall og data fra andre systemer inn i en felles konsolidert datamodell. Når alle kilder er koblet og “snakker sammen” i en semantisk modell unngår du tall som ikke henger sammen og du får et enhetlig sannhetsgrunnlag.
- Bruk en stjernemodell: Separer fakta tabeller (f.eks. Opportunities, Aktiviteter og Salg) fra dimensjons tabeller (f.eks. Dato, Selger og Region). En slik stjernestruktur forenkler beregninger i Power BI, gir raskere spørringer og sluttbruker opplevelse og gjør det enklere å vedlikeholde datamodellen langsiktig. Dette er en beste praksis som optimaliserer ytelsen og brukervennligheten i Power BI modeller.
- Optimaliser for skalerbarhet: Hvis du har store datavolumer så tenk til på å legge til rette for skalering. Konfigurer slik at du kun oppdaterer nye eller endrede data ved hver data last. Dette kan drastisk redusere tid og ressus bruk for å få oppdatet dataene som er spesielt nyttig om dere vil oppdatere mer frekvent. Vurderogså å forhåndsaggregere data i Power Query eller datavarehuset der det er mulig slik at Power BI-rapporten slipper å gjøre tunge summeringer hvis ting begynner å gå sakte.
- Hold modellen "slank": Inkluder bare tabeller og kolonner som brukes i visualiseringer eller beregninger. Unødvendig data gjør modellen tung og kan forvirre utviklere eller andre som skal bruke datamodellen for å bygge rapporter.
Definer og kategoriser KPI-ene dine
Hvert nøkkeltall (KPI) i dashbordet bør ha et klart formål og være tydelig definert. Involver forretningen i å velge ut hvilke måleparametere som virkelig betyr noe. Et fint utgangspunkt og en mulig tilnærming for salgsrapportering er å gruppere KPIer i tre kategorier:
- Grunnleggende volum mål: Hva vi gjør, og hvor mye. For eksempel totalt antall aktiviteter, antall salgsmuligheter (pipeline) og hvor mye ny pipeline verdi per måned.
- Prestasjon vs. mål: Hvordan vi ligger an. For eksempel omsetning vs budsjett (måloppnåelse), vinnrate (hit rate på salgsmuligheter), prognosenøyaktighet og månedlig vekstrate.
- Strategisk innsikt: Hvorfor det skjer og hva vi bør gjøre. Dette kan inkludere AI-drevne oppsumering som automatisk kommenterer utviklingen, helsescore for pipeline eller anbefalte neste steg på forskjellige nivåer.
Vær tydelig i definisjonene av hver KPI slik at alle i organisasjonen forstår dem likt. Hvis finansavdelingen og salgsavdelingen legger ulik mening i “Antall salg” vil tilliten til rapporten falle fra.
Dokumenter beregningene gjerne i en ordbok eller i rapporten selv og gjør dette lett tilgjengelig for sluttbrukere sånn at de kan godt forstå hvordan beregninger er definert.
Unngå vanlige feil
Selv med god datamodell og veldefinerte KPIer kan man gjøre ting vanskelig for brukerne med noen dårlige valg. Her er noen typiske feil som er fine å styre unna:
- For mange måltall på en gang: Hvis du fyller hver side med et veldig mange tall og grafer kan brukerne bli handlingslammet av for mye tilgjengelig informasjon. Husk at når alt er en KPI, så blir det vanskelig å se hva som er viktig. Unngå å følge alt samtidig og fokuser heller på de KPIene som er mest relevante for den rapport siden eller brukeren.
- Utydelig brukeropplevelse (UX): Inkonsekvent bruk av fonter, farger og diagramtyper kan skape forvirring. Hvis hver visualisering har ulik stil eller filtrering oppfører seg uforutsigbart så mister brukeren tråden så prøv å sørge for en enhetlig design og logisk navigering.
- Tvetydige definisjoner: Som nevnt over så vil ulike tolkninger av et begrep undergraver tilliten til rapporten. Alle må ha felles forståelse av hva måltallene betyr ellers vil de diskutere definisjoner fremfor tiltak.
- Manglende brukerinvolvering: Ikke bygg hele dashbordet i et utvikler vakuum. Hvis de som skal bruke rapporten ikke blir tatt med underveis risikerer du lav bruk og liten nytte. Involver sluttbrukerne tidlig og presenter prototyper, få tilbakemeldinger, og juster. Da føler de eierskap og du unngår skivebom når dette skal tas i bruk.
Noen tanker om bra design
God rapportdesign handler ikke bare om estetikk, men om å lede brukeren mot innsikt og handling så her er noen sentrale prinsipper som kan hjelpe til med det:
- Tilpass etter rolle: Tenk gjennom hvem som skal bruke rapport siden. En toppleder trenger et overordnet bilde av helsen til salgsorganisasjonen via trender, totaler og avvik. En salgsleder vil dykke dypere i pipeline status og sammenligning mellom selgere. En individuelt selger er mest interessert i sin egen måloppnåelse og hva hun må gjøre denne uken. Utform dashbordet med ulik detaljgrad og fokus avhengig av rollen slik at det blir riktig info til riktig person.
- Design for beslutninger og ikke bare data: Spør deg selv kritisk om “hvilken beslutning eller tiltak skal denne siden støtte?” Hvert element på siden bør hjelpe brukeren å ta en beslutning eller en handling. Hvis en visualisering ikke tydelig henger sammen med et forretningsspørsmål så bør den kanskje utelates. Prøv å bygge inn en navigasjon som støtter arbeidsflyten som for eksempel knapper som leder brukeren til en detaljside når de lurer på noe eller via en verktøy tooltip. En effektiv rapport veileder brukeren gjennom innsikten da målet med et dashbord er ikke bare å rapportere data, men føre til en handling.
- Gi kontekst og foreslå neste steg: Inkluder forklarende tekst og indikatorer som gir mening til tallene. En kort oppsumering generert av AI eller forhåndsdefinerte regler kan automatisk oppsummere månedens utvikling. Et eksempe på dette kan være “September: 5% over mål, drevet av sterk økning i Norden, men pipeline-dekning for Q4 er lav - vurder å øke lead-generering.”. Legg inn ikoner, farger eller kommentarer som antyder status slik at brukeren får vite hvorfor noe skjer og hva de bør gjøre med de da dette øker sjansen for at rapporten blir brukt til handling.
- Bruk farger og ikoner smart: Visuell konsistens øker forståelsen og reserver sterke signalfarger til viktige statusindikatorer (grønn eller rød for måloppnåelse f.eks.). Bruk nøytrale farger for bakgrunn og mindre viktige elementer da et godt fargeoppsett vil gjøre at øyet trekkes mot det viktige. På samme måte så brukes ikoner for å symbolisere annet som f.eks. en pil opp eller ned for vekst eller nedgang. Husk også å ikke overdrive da for mange farger eller ikoner kan bli visuell støy.
Nyttige rapport sider i salgsdashbordet
Et salgsdashbord består ofte av flere rapport sider med hver sin hensikt. La oss se gå igjennom noen typiske sider og hva de bør inneholde.
- Executive Summary: Hensikten med denne siden er å gi toppledelsen en umiddelbar, visuell oversikt over nøkkeltall og trender i salget, slik at de raskt kan identifisere suksesser og områder som krever tiltak.
- Pipeline Performance: Hensikten med denne er å følge med på hvordan salgsmuligheter beveger seg gjennom traktens faser, slik at man raskt kan avdekke flaskehalser og forbedre konverteringsratene.
- Sales Performance: Hensikten med denne er å synliggjøre hvem som leverer og hvem som trenger støtte slik at suksesser kan identifiseres og coaching målrettes der det trengs.
- Coaching Overview: Hensikten med denne siden er å gi salgsledere et praktisk verktøy for å avdekke mønstre mellom KPIer som aktivitetsnivå, pipeline status og vinnrate slik at de kan identifisere konkrete neste steg og gi målrettet coaching til selgerne.
Fra utforming til salgsresultater - Opplæring, adopsjon og deling
Når hver side er designet og KPI-ene er på plass, må du sørge for at opplæring, adopsjon og samarbeid forankrer dashbordet i brukerens arbeidshverdag:
- Opplæring: Start med en kick-off-workshop for ledere og salgsledere, der dere sammen diskuterer forretningsmålene, KPIene og hvordan dashbordet skal støtte beslutninger. For coacher og mellomledere følger dere opp med hands-on-sesjoner hvor de lærer å effektivt jobbe i rapportene og løse forskjellige situasjoner og salgscaser. Til slutt tilbyr dere kortere læringsmoduler og økter for champions og selgere slik at de lærer å bruke rapportene i sin daglige salgsoppfølging.
- Adopsjon: Champions kan arrangere en månedlig “Power BI Office Hours” der alle kan få rask hjelp, dele tips og løse utfordringer. Coacher legger dashbord gjennomgang inn i ukentlige teammøter og en-til-en-coaching slik at bruken blir en naturlig del av salgsrutinen også kan ledere setter konkrete dashbord mål i medarbeidersamtaler for å sikre at data virkelig benyttes i salgsplanlegging og oppfølging.
- Deling & samarbeid: Publiser rapportene i et dedikert salgs workspace i Power BI og se på mulighetene for å integrer de viktigste rapportene som fane i Teams kanaler eller CRM portale, så dashbordet alltid er “ett klikk” unna. Bruk Power BI varslinger aktivt for å følge status på leads, tiltak og resultater direkte i rapporten slik at hele salgsorganisasjonen kan handle raskt og samlet på innsikten.
Å bygge et salgsdashbord som virkelig driver handling krever mer enn teknisk kunnskap i Power BI. Det krever en god datastrategi, forretningsforståelse, smart design og kontinuerlig iterasjon. Om dere ønsker å ta salgsrapporteringen din til neste nivå, kan jeg bistå deg med datadrevet strategi, skape en skalerbar datamodell, få et skreddersydd dashbord, integrere AI drevet innsik og opplæring og adopsjon.
Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan løfte din salgsrapportering hos dere.
